Vad är ett HR-system?

En HR-avdelning (Human Resources) ansvarar för att hitta, utveckla och stödja medarbetarna på ett företag eller organisation. Idag är HR-system helt centrala i det arbetet och det finns många olika alternativ på marknaden.

Historiskt sett har HR-frågor hanterats genom en blandning av system, manuella rutiner och spontana lösningar. Ett schema i ett kalkylblad, ett kontrakt på skrivbordet, ett rekryteringsverktyg här, ett tidrapporteringssystem där. Idag finns betydligt mer effektiva plattformar som omfattar allt som ingår i en HR-funktion.

Så kallade HR-system därför en självklarhet på de flesta företag med flera anställda. På ett ställe finns då all information om medarbetarna, alla rutiner som måste följas och all personalhantering som behövs. Detta ger bättre överblick, lägre arbetsbörda och leder till färre misstag.

Att välja HR-system

Men det finns många HR-system därute och alla är olika. Vissa är små och enkla, men med möjligheter att skala upp. Andra omfattar redan från början hela anställningens livscykel: från rekrytering och onboarding till kompetensutveckling, frånvaro och avslut.

Att köpa in ett HR-system handlar inte om att "digitalisera HR", utan att hitta rätt typ av system för de behov ni har. Och ett HR-system är ett verktyg som alla på företaget ska leva med varje dag, i flera år. Därför är det viktigt att göra ett genomtänkt val.

Till exempel är det klokt att fundera på följande:

• Vad ni vill att systemet ska hjälpa er med
• Hur anpassat det är till er typ av verksamhet
• Om ni planerar att växa och vill ha ett system som hänger med
• Hur lätt det är att komma igång och få hjälp när det behövs

Det är inte ovanligt att man från början inte riktigt vet vilka funktioner som är viktigast. Det är först när ni börjar titta på olika alternativ som behoven klarnar. Det gör också att det är värt att prata med flera leverantörer – och att inte fastna i det första systeme ni råkar stöta på.

Framtidssäkra HR-funktionen

Ett modernt HR-system gör företaget rustat för framtiden i en tid då arbetslivet förändras snabbt, vilket även HR:s roll gör idag. Nya behov kommer att växa fram. Kanske handlar det om att kartlägga kompetens på nya sätt eller att hantera hybridarbete med smartare verktyg? Kanske kommer HR-systemen att kunna hjälpa HR-avdelningen att förutse var nästa rekrytering kommer att behövas?

Ett bra HR-system är inte bara ett sätt att hantera det som redan finns – utan en grund för att möta det som kommer.

Till sist: Oavsett alla parametrar ni behöver tänka på när ni väljer HR-system, glöm inte att plattformen inte ska vara något som bara HR gillar. Det ska vara ett verktyg som underlättar för hela organisationen – från första arbetsdag till sista.