Vad är ett HR-system?

En HR-avdelning ansvarar för att hitta, utveckla och stödja medarbetarna på ett företag eller organisation. Idag är HR-system helt centrala i det arbetet och det finns många olika alternativ på marknaden.

Historiskt sett har HR-frågor hanterats genom en blandning av system, manuella rutiner och spontana lösningar. Ett schema i ett kalkylblad, ett kontrakt i en pärm, ett rekryteringsverktyg här, ett tidrapporteringssystem där. Idag finns betydligt mer effektiva plattformar som omfattar allt som ingår i en HR-funktion.

Ett HR-system hanterar alla informationsflöden och gör dem tillgängliga för olika roller på ett gdpr-anpassat sätt. Ett HR-system ska underlätta arbetet för HR samtidigt som det ska ge stöd till cheferna och trygghet till medarbetarna.

Att välja HR-system

Men det finns många HR-system därute och alla är olika. Vissa är små och enkla, men med möjligheter att skala upp. Andra omfattar redan från början hela anställningens livscykel: från rekrytering och onboarding till kompetensutveckling, frånvaro och avslut.

Att köpa in ett HR-system handlar inte bara om att digitalisera HR, utan att hitta rätt typ av system för de behov ni har. Och ett HR-system är ett verktyg som alla på företaget ska leva med varje dag, i flera år. Därför är det viktigt att göra ett genomtänkt val.

Till exempel är det klokt att fundera på följande:

• Vad ni vill att systemet ska hjälpa er med?
• Hur anpassat är det till er typ av verksamhet?
• Hur mycket planerar ni att växa?
• Hur mycket support behöver ni?

Det är inte ovanligt att man från början inte riktigt vet vilka funktioner som är viktigast. Det är först när ni börjar titta på olika alternativ som behoven klarnar. Det gör också att det är värt att prata med flera leverantörer – och att inte fastna i det första system ni råkar stöta på.

Framtidssäkra HR-funktionen

Ett modernt HR-system gör företaget rustat för framtiden i en tid då arbetslivet förändras snabbt, vilket även HR:s roll gör idag. Nya behov kommer att växa fram. Kanske handlar det om att kartlägga kompetens och rekryteringsbehov på nya sätt eller att hantera hybridarbete med smartare verktyg?

Ett bra HR-system är inte bara ett sätt att hantera det som redan finns – utan en grund för att möta det som kommer.

Till sist: Oavsett alla parametrar ni behöver tänka på när ni väljer HR-system, glöm inte att plattformen inte bara ska göra livet lättare för HR-avdelningen. Det ska vara ett verktyg som underlättar för hela organisationen.

Läs också: 10 viktiga punkter att titta på när ni ska välja HR-system.